[ 郭俊然 ]——(2006-3-29) / 已閱18049次
簡述我國目前企業(yè)合同管理之現(xiàn)狀及對策
郭俊然 平頂山市城市信用社
西方諺語說：“財富的一半來自合同”。隨著我國加入WTO，社會主義法治建設(shè)的逐步推進(jìn)，企業(yè)依法經(jīng)營決策問題必將更加突出地顯現(xiàn)出來。合同是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動取得經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和紐帶，同時也是產(chǎn)生糾紛的根源。經(jīng)營活動是風(fēng)險與利益共存的活動，利益越大，風(fēng)險也越大。企業(yè)在日常的經(jīng)濟(jì)交往中極易陷入不法分子設(shè)置的合同陷阱中，企業(yè)就可能因此蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因而企業(yè)合同管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，搞好合同管理，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的最基本的要求。
一、我國企業(yè)在合同管理上存在的問題。
合同法制觀念淡薄，風(fēng)險意識差。
一些企業(yè)簽訂合同時普遍缺少對對方資信的調(diào)查了解，沒有審查對方的法人營業(yè)執(zhí)照或自然人身份證、法人授權(quán)委托書。更有一些企業(yè)沒有建立有效的合同管理制度，致使合同原件丟失或僅保存一些復(fù)印件，一旦自己的合法權(quán)益被損害便無法主張自己的權(quán)利。另外對銷售人員的相關(guān)授權(quán)不明也是容易引發(fā)糾紛的原因之一。有的企業(yè)沒有明確的銷售人員授權(quán)制度，有的單位超過應(yīng)有的權(quán)利范圍對外簽訂合同，有的一般員工未經(jīng)授權(quán)也對外簽訂合同。由于司法實務(wù)中對證據(jù)認(rèn)定規(guī)則以及民事責(zé)任歸屬確認(rèn)都有較明確規(guī)定，而這些規(guī)定，對這些未經(jīng)授權(quán)人員所訂立的合同所致的結(jié)果，往往對企業(yè)不利。
合同文本不規(guī)范、條款過于簡單、模糊。
一些合同簡單地以“協(xié)議書”、“意向書”等命名，根據(jù)我國現(xiàn)行法律規(guī)定它們的意思是不同的，所表達(dá)的法律效力也有別。此外一些合同的條款過于簡單，或僅約定幾條意見或簡單地歸結(jié)為一小段話。再者，合同條款約定的意思不明確、不具體。例如：合同約定按需供貨，以合同法解決爭議，由違約者承擔(dān)違約責(zé)任等。合同的成立雖然從理論上而言僅有主體和標(biāo)的就可以成立，但是標(biāo)的的數(shù)量如果不明確很容易產(chǎn)生糾紛。像“以合同法解決合同爭議，由違約者承擔(dān)違約責(zé)任”這樣的條款等于沒有約定，不由合同法解決合同爭議，由違約者承擔(dān)違約責(zé)任，難道要有刑法解決合同爭議，由守約者承擔(dān)違約責(zé)任嗎？合同法規(guī)定了協(xié)商、調(diào)解、仲裁和起訴四種合同爭議的解決方法，應(yīng)盡量明確是那一種方法。同時當(dāng)事人對于違約責(zé)任可以約定定金罰則、違約金、賠償損失等。
另外，有的合同約定合同簽訂地點為平頂山市。平頂山有四個市轄區(qū)到底是那一個區(qū)？很不明確。根據(jù)《民事訴訟法》規(guī)定：合同糾紛可以由被告住所地或合同履行地的法院管轄。同時《合同法》又規(guī)定：合同當(dāng)事人可以在合同中約定原告住所地、被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、合同標(biāo)的物所在地的法院管轄。因此，合同當(dāng)事人應(yīng)明確、具體地約定合同糾紛管轄法院，否則則是無效約定。
合同的主體資格問題。
根據(jù)我國的《合同法》、《民法通則》等法律法規(guī)和司法解釋的規(guī)定，法人的分支機(jī)構(gòu)需由法人的授權(quán)委托書才可以享有對外簽訂合同的資格，同時作為法人職能科室是無權(quán)對外簽訂合同的�，F(xiàn)實中一些企業(yè)的什么供應(yīng)站、辦事處、銷售科等職能科室或分支機(jī)構(gòu)經(jīng)常代表法人對外簽訂合同。更有一些企業(yè)的銷售人員直接代表法人對外簽訂合同，既無法人授權(quán)委托書，又無身份證明，一旦發(fā)生糾紛責(zé)任很難明確。
合同的效力問題。
在此必須明確一個問題，合同的生效不同于合同成立。一般情況下當(dāng)事人采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時合同成立。有些合同約定自雙方簽字蓋章之日起生效，但是合同上面僅有簽字或蓋章。殊不知簽字蓋章的意思是法定代表人或其授權(quán)委托的人簽字加單位公章。還有一些合同沒有明確合同的履行期限，這就給合同安全埋下了隱患。
二、防范和化解合同風(fēng)險對策。
在簽訂合同時應(yīng)注意的事項。
關(guān)于簽訂合同的主體。對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人授權(quán)委托書的法人委托人。法人委托人必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使簽約權(quán)。超越代理權(quán)限和非法人委托人均無權(quán)對外簽約，但經(jīng)特別授權(quán)并發(fā)給委托證明的例外。
簽訂合同之前，必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經(jīng)營權(quán)、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權(quán)限。做到既要考慮本方的經(jīng)濟(jì)效益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止上當(dāng)受騙，防止簽訂無效經(jīng)濟(jì)合同，確保所簽合同有效、有利。
經(jīng)濟(jì)合同除即時結(jié)帳者外，應(yīng)一律采用書面格式，并必須采用統(tǒng)一的經(jīng)濟(jì)合同文本。
合同對方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。合同內(nèi)容應(yīng)注意的主要問題是：（ 1） 部首部分，注意寫明供需雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。（ 2） 正文部分，注意：產(chǎn)品名稱應(yīng)具體寫明牌號、商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、型號、規(guī)格、等級、花色、是否成套產(chǎn)品等；技術(shù)質(zhì)量要求要明確、具體；數(shù)量要明確計量單位、計量方法、正負(fù)尾差、合理稱差及自然損耗率等；運輸方式及運費負(fù)責(zé)應(yīng)具體明確；交（提）貨期限、地點及驗收方法應(yīng)明確；價錢金額必須執(zhí)行現(xiàn)行的國家定價或國家指導(dǎo)價、市場調(diào)節(jié)價；違約責(zé)任有法定違約金的按規(guī)定寫明，法律沒規(guī)定或規(guī)定不具體的，應(yīng)具體寫明約定的違約金數(shù)額、比例及計算方法。（3） 結(jié)尾部分，注意：雙方都必須使用合格的印章——公章或合同專用章，不得使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章等不合格印章；注明合同有效期限。
簽訂經(jīng)濟(jì)合同，除合同履行地在我方所在地外，簽約時應(yīng)力爭協(xié)議合同由我方所在區(qū)、縣人民法院管轄。這樣，一旦發(fā)生糾紛我們就可以避免許多現(xiàn)實中麻煩。
簽訂購貨合同應(yīng)以現(xiàn)貨為主，并堅持經(jīng)銷定進(jìn)原則；付款盡可能采用托收承付，如需預(yù)付貨款或定金的須注明其生效條件和違約責(zé)任。簽訂銷貨合同應(yīng)以現(xiàn)款為主，不得隨意賒銷。
合同的審核。
有條件的企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門的法律顧問室或指派專人負(fù)責(zé)管理合同，同時設(shè)定簽訂合同的審批權(quán)限。審查合同時應(yīng)注意以下要點：（1）合同的合法性。包括：當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和公司規(guī)章制度的規(guī)定；當(dāng)事人的意思表達(dá)是否真實、一致，權(quán)利、義務(wù)是否平等；訂約程序是否符合法律規(guī)定。（2）合同的嚴(yán)密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。（3）合同的可行性。包括：當(dāng)事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預(yù)計取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險；合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。
經(jīng)濟(jì)合同糾紛的處理
企業(yè)在處理糾紛時，內(nèi)部應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系，及時溝通，積極主動地做好應(yīng)做的工作，不互相推諉、指責(zé)、埋怨，統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動，一致對外。合同糾紛的提出，（加上我方與對方當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時間）應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進(jìn)行，并必須考慮有申請仲裁的足夠時間。同時必須盡量收集下列證據(jù)材料： 經(jīng)濟(jì)合同的文本（包括變更、解除合同的協(xié)議），以及與合同有關(guān)的附件、文書、電報、圖表等； 送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證；貨款的承付、托收憑證，有關(guān)財務(wù)賬目；產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品或鑒定報告；有關(guān)違約的證據(jù)材料；其它與處理糾紛有關(guān)的材料。
對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方法人公章或合同專用章。
企業(yè)必須認(rèn)真做好合同管理和基礎(chǔ)工作。（1）建立合同檔案。每一份都必須有一個編號，不得重復(fù)或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等），均應(yīng)妥善保管。（2）建立合同管理臺帳。各企業(yè)應(yīng)根據(jù)合同的不同種類，建立經(jīng)濟(jì)合同的分類臺賬和總臺賬。每個企業(yè)應(yīng)設(shè)一個總臺賬。其主要內(nèi)容包括：序號、合同號、經(jīng)手人、簽約日期、合同標(biāo)的、價金、對方單位、履行情況及備注等。臺賬應(yīng)逐日填寫，做到準(zhǔn)確、及時、完整。（３）制作“合同情況月報表”。各企業(yè)應(yīng)每月將上月合同的履行情況制成月報表。（4）為保證合同內(nèi)容的合法性，同時也為了避免給公司造成不必要的損失，禁止隨便攜帶已蓋合同專用章或公章的空白合同書或介紹信等，如確有需要，須經(jīng)特別批準(zhǔn)并辦理領(lǐng)用手續(xù)，使用完畢經(jīng)審查無誤后，辦理準(zhǔn)銷手續(xù)。
